IF Function Memudahkan Anda Melakukan Keputusan
Dalam pekerjaan kita seharian mesti akan melibatkan hal membuat keputusan. Data-data harus dianalisis dan diberikan petunjuk sewajarnya untuk dilaporkan kepada pihak yang berkenaan.
MS Excel telah menyediakan beberapa function logical yang boleh digunakan. Diantaranya adalah IF() function.
Syntax: IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
logical_test melibatkan sebarang penyataan logik BENAR atau SALAH. Sebagai contoh, jika cell A10 sama dengan 100 adalah BENAR. Ia juga boleh melibatkan sebarang pengiraan (+, - , /, %, *) atau perbandingan (>, <, =>, =<, <>).
value_if_true keputusan sekiranya logical_test adalah BENAR. Hasil boleh dipersembahkan secara single value/text, sebarang bentuk pengiraan atau function. Sebagai contoh, sekiranya keputusan BENAR untuk logical_test adalah “Over Budget”, maka keputusan akan menunjukkan “Over Budget”. Sebaliknya, keputusan akan menunjukkan keputusan value_if_false.
value_if_false keputusan sekiranya logical_test adalah SALAH. Hasil boleh dipersembahkan secara single value/text, sebarang bentuk pengiraan atau function.
Anda boleh melakukan 64 operasi IF() function secara serentak dalam satu formula dan kombinasi mana-mana function yang bersesuaian. =IF(logical_value,IF(logical_value,IF(logical_value,value_if_true,value_if_false),value_if_false),value_if_false)
Contoh:
Anda ingin memaparkan keputusan Grade mengikut Result yang diperolehi seperti dibawah.
- Taip di cell B24 formula berikut: =IF(A25=”D”,”Distinction”,IF(A25=”P”,”Pass”,IF(A25=”C”,”Credit”,”N/A”)))
- Copy & paste formula ke cell yang berikutnya.
Bagaimana jika melibatkan beberapa operasi atau keputusan? Gambar dibawah menunjukkan keputusan laporan jualan mengikut produk. Setiap produk mempunyai discount yang berbeza berdasarkan category. Tax 6% akan dikenakan kepada amount jualan melebihi 2000.
- Taip formula berikut di cell E9:
=C9*D9*(1-IF(B9=”S”,$J$13,IF(B9=”P”,$J$14,0)))
Explanation: =Price x Qty(1-IF(Category=”S”,15%,IF(Category=”P”,25%,0))) - Taip formula berikut di cell F9:
=IF(E9>2000,E9*6%,0) - Copy & paste formula ke cell berikutnya.
Autofill Menggunakan Mouse
Cara mudah untuk anda copy atau autofill kandungan cell kebawah adalah menggunakan mouse.
- Letakkan kedudukan cursor pada cell yang ingin di copy
- Gerakkan mouse ke hujung bucu kanan bawah cell sehingga mouse pointer bertukar ke +
- Apabila pointer bertukar ke +, double click mouse.
Penting: Ianya akan hanya berfungsi apabila column sebelumnya mempunyai data. Sebagai contoh gambar diatas, column A perlu ada data. Apabila mouse di double click, ianya akan autofill sehingga mana column sebelumnya, iaitu cell B31.
Sekiranya anda ingin autofill untuk tarikh, bulan atau tahun juga boleh dilakukan.
Tukar Text Kepada Huruf Kecil Atau Besar
Anda pernah mengalami, user key-in data dalam huruf besar atau huruf kecil dan anda terpaksa menukar data-data tersebut ke standard format? Bagaimana anda menukar data-data tersebut? Satu persatu? Teruk!
Ok, sebenarnya ada cara mudah yang anda boleh lakukan iaitu menggunakan function berikut:
- UPPER() - menukar kandungan cell kepada HURUF BESAR
- lower() - menukar kandungan cell kepada huruf kecil
- Proper() - menukar kandungan cell kepada Huruf Besar Pada Awal Perkataan
Sebagai contoh, anda ingin tukar kandungan di cell B5 “sAya suKa MaKaN PisAnG”. Caranya adalah,
- pergi ke cell yang anda ingin keluarkan output, cth C6
- taip =UPPER(B5) untuk HURUF BESAR, =lower(B5) untuk huruf kecil, =Proper(B5) untuk Huruf Besar Pada Awal Perkataan.
- copy formula tersebut kepada cell yang lain
Mudah bukan? Selamat mencuba 
Basic Keyboard Shortcut
Ok sebagai permulaan, untuk warming-up. Kita akan mulakan dengan keyboard shortcut in MS Excel.
File
- Open File = Ctrl + O
- New File = Ctrl + N
- Save File = Ctrl + S
- Print = Ctrl + P
Format Cells
- Format Cell option = Ctrl + 1
- Wrap Text = Alt + Enter
- Insert Cells = Ctrl + “+” (plus sign)
- Delete Cells = Ctrl + “-” (minus sign)
- Fill Down = Ctrl + D
- Fill Right = Ctrl + R
Font
- Bold = Ctrl + B
- Italic = Ctrl + I
- Underline = Ctrl + U
Column + Row
- Select Column = Ctrl + Spacebar
- Select Row = Shift + Spacebar
- Insert Column & Row = Ctrl + “+” (plus sign)
- Delete Column & Row = Ctrl + “-” (minus sign)
Calculation
- Sum = Alt = “=” (equal sign)
- Absolute / Anchoring ($) = F4 (press F4 to toggle the absolute position. make sure still in editing option)
Date & Time
- Insert current date in particular cell = Ctrl ;
- Insert current time in particular cell = Ctrl Shift ;
Moving Around
- Switch Between Program = Alt + Tab
- Switch Between Sheet = Alt + Page Up/Down or Ctrl + Tab
- Move to next change column/row = Ctrl / End + Arrow Key
- Go to cell A1 = Ctrl + Home
- Go to end of range = Ctrl + End
- Hyperlink = Ctrl + K
- Find = Ctrl + F
- Replace = Ctrl + H
- Go to cell = Ctrl + G
Misc
- Undo = Ctrl + Z
- Repeat = Ctrl + Y
Adi Surya Kongsi Ilmu MS Excel
Ya, saya akan kongsi dengan anda ilmu, tip & tricks penggunaan MS Excel. Bukan saya kata saya nie expert dengan MS Excel, tetapi bolehlah dikongsikan ilmunya terutama bagi beginner dan intermediate user.
Saya akan menjurus kepada teknik-teknik shortcut bagaimana anda boleh menggunakan MS Excel dengan cepat melalui penggunaan keyboard, fungsi-fungsi (functions) didalam MS Excel untuk kegunaan dalam kerja seharian dan banyak lagi yang masih belum saya fikirkan.
Sekiranya anda ada permasalahan atau pendapat, anda boleh salurkan kepada saya melalui borang contact. Saya akan cuba membantu sebaik mungkin.